Daguerrotipo de estudiantes disfrazados para Halloween
Los cuatro tipos de portales universitarios posando para el estudio. Fuente

Nos plantamos ya en el análisis detallado de los portales de Transparencia de las universidades españolas. Una vez que hemos visto qué tipos de portales hay y qué supone en términos generales, vamos a analizar cada caso. Hay que señalar que me he tomado mi tiempo, entre otras cosas, por fatiga y en parte para “enfriar” mis ánimos. Lo cierto es que tres días probando, reprobando y haciendo malabares acaba sesgando tu juicio. Ahora ya tengo algunas respuestas (la mayoría satisfactorias), pero no las vamos a valorar. Así que vamos a analizar la ux de los portales de transparencia de las Universidades.

Análisis #UX de portales de transparencia de universidades.

El trabajo de campo se hizo a principios de mayo de 2018. Para  realizarlo utilicé un MacBook pro con tres navegadores (Chrome, Safari y Firefox) y un certificado digital de la FNMT de tipo fichero. Adicionalmente, he tenido que instalar una máquina virtual con Windows 10 (incluso algo más) para poder hacer o intentar determinados trámites.

La metodología ha seguido el modelo PURE de Norman Nielsen modificada. He dividido el proceso de solicitar información en fases y he analizado cada fase en cada portal, valorándolas del 0 (sin problema) al 5 (muy problemático o imposible). He alargado el modelo original (va hasta 3) para poder ensanchar las diferencias entre portales.

Del mismo modo, he asignado una escala de color en la que el 0 es verde, y 5 es rojo. Al final se suma la puntuación y se le asigna al total el color “más rojo” de todas las etapas. Así sabemos cuál es el más fácil, pero a la vez cómo de complejo es lo más complejo que hay. Esto nos permite ver si un portal relativamente fácil encuentra un punto de avance imposible.

Como decía, he dividido el ejercicio del derecho de acceso en 8 etapas. He partido de un escenario en el que la persona llega al portal de la universidad y busca el portal de transparencia y el derecho de acceso. He descartado otros elementos como, por ejemplo, buscar el portal de transparencia en Google y ver dónde nos deja, o directamente, el derecho de acceso. Estos elementos, siendo interesantes, afectan a aspectos de SEO que se salen de este estudio.

Las etapas de análisis.

Las etapas son:

  1. Localización del portal de transparencia. ¿Se encuentra fácilmente el portal desde la página de la universidad? Hay algunos que tienen un botón claro. Otros lo tienen en el menú. Hay algunos que lo tienen en un menú desplegable bajo el botón “institucional” que quizá no es del todo intuitivo. Finalmente, hay otros que lo tienen en el pie de página. Por último, tenemos una en la que no aparece.
  2. Localización de derecho al acceso. ¿Dónde está el punto de derecho de acceso a la información pública? En muchos casos está a primera vista, en otros hay que navegar un poco. Hay algunos que no tienen punto de derecho de acceso y que te encomiendan al formulario de contacto de la universidad. Por último, hay algunos que tiran directamente de la instancia general en sede electrónica, pero es algo que yo sé porque, bueno, he hecho esto ya suficientes veces, pero no se explica.
  3. Descripción del procedimiento. ¿Explica de que va el derecho de acceso? Los hay que sí, los hay que no y los hay que te cuentan tanto que es difícil de entender para quien no sepa bastante de la cuestión.
  4. Mecanismo de identificación. ¿Cómo te identificas, con certificado, con usuario, o no es necesario? ¿Puedes identificarte fácilmente.
  5. Introducción de datos. Los elementos como dirección, datos de contacto y demás ¿son sencillos? Algunos son campos libres y otro requieren validaciones para algo que, a fin de cuentas, no es la pregunta.
  6. Presentación de la pregunta. ¿Cómo de fácil es hacer la pregunta? ¿hay espacio para escribirla de manera cómoda? ¿Es necesario el campo de motivos? ¿Se vé todo lo que escribes?
  7. Validación del formulario. Una vez has terminado ¿puedes ver lo que vas a mandar antes de mandarlo, o se envía directamente sin que tengas seguridad de haberlo puesto bien todo y poder modificar?
  8. Recogida de información ¿Te queda algún tipo de acuse de recibo o documento justificativo? Esto influye no sólo en términos de control interno, sino que son necesarios para posibles reclamaciones.

¿Listos? Vamos.

Portales autónomos.

Los portales autónomos son aquellos cuya estructura de contenidos se integra en la del resto de la web y el derecho de acceso se realiza dentro del propio portal de transparencia sin ir a la sede. En teoría permiten una mayor facilidad para el derecho de acceso, pero dentro del esquema técnico de la universidad. También debería permitir una mayor facilidad para presentar las preguntas. Es el caso más numeroso ¿Cuáles son?

Captura de los portales de transparencia de tipo autonomo.
Captura de los portales de transparencia de tipo autonomo.

Universidad de Barcelona (UB):   24 puntos. El portal que no encontraba.

En este caso no localicé el portal de transparencia desde la página principal. Una vez usado el buscador interno, el derecho de acceso no tenía ni botón ni espacio destacado, sino una opción en el menú contextual (lateral). El formulario era muy reducido.

Universidad de Murcia (UM):  20 puntos. Dificil de ver, pero muy sencillo.

El acceso al portal se encuentra en el pie de página de la web institucional. La solicitud de información es sencilla pero no permite validar el formulario, una vez que le das a enviar, no hay marcha atrás. La confirmación llega por correo.

Universidad Complutense (UCM): 17 puntos.  Demasiada información.

Se encuentra fácil, y el formulario es sencillo de adjuntar aunque no permite ver lo que vas a mandar. Por otro lado, la explicación del procedimiento es larga y compleja.

Universidad Oberta de Catalunya (UOC): 27 puntos. Sin derecho de acceso.

La UOC no tiene la opción de derecho de acceso, según decía la persona que me respondió, porque no son un ente público. Tuve que hacerlo en el formulario de contacto normal, que está pensado para interacciones más “ligeras” o sencillas.  Sin embargo, Miguel Angel Blanes me sacó de dudas confirmándome que siendo una fundación pública deberían. En todo caso, me han respondido.

Universidad de Málaga (UM): 32 puntos. La peor.

No sólo es que no tenga tampoco la opción de derecho al acceso, ni que no aparezca el enlace al portal a simple vista, es que no hay datos de contcto. Al final el CM de la universidad me envió el enlace al formulario general de contacto por twitter. A diferencia de la UOC, no me han dado la información.

Universidad del País Vasco (UPV/EHU): 27 puntos.

Más navegable que clara. Las opciones de la universidad están claras y son sencillas, pero los problemas están tanto en la petición (no explica de qué va, te deja en el formulario), como en la validación y acuse de recibo.

Universidad Politécnica de Valencia (UPV): 26 puntos. ¿Lo he enviado?

La UPV tiene el acceso al portal en el pie de página. Adicionalmente al enviar el formulario no es que no valide lo que envías, es que no pone ni “se ha enviado”. Recarga la página con los campos en blanco y te quedas con la duda.

Portales flexibles.

Son los portales que tienen su propio subdominio y su propio mecanismo de derecho de acceso. Esto está bien porque permite crear una estructura de contenidos propia segun las necesidades de un portal de estas características y realizar su propio modelo de gestión del derecho de acceso. Tenemos dos casos.

Captura de los portales de transparencia de tipo flexible.
Captura de los portales de transparencia de tipo flexible.

Universidad de Zaragoza (Unizar): 17 puntos. La validación es lo que falla.

El portal de la Universidad de Zaragoza es sencillo, rápido, identificable y muy navegable. Mi única objeción es que no te permite ver lo que has escrito antes de enviarlo. Por lo demás, perfecto.

Universidad de Sevilla (US): 22 puntos. Pequeños detalles que acaban molestando.

En el caso de Sevilla también tenemos un buen portal con algunos detalles a mejorar. or un lado, el portal no está muy visible en la página de la universidad. En segundo lugar, el botón de derecho de acceso tiene un juego de colores no muy llamativo sobre el fondo. Finalmente, no permite ni validar el contenido del formulario ni deja copia de la consulta. Adicionalmente, igual que El País Vasco, tiene un Captcha, lo que no sé si tiene realmente mucho sentido para este tipo de proceso.

Portales Integrados.

Son portales cuya estructura está dentro de la estructura general de la universidad y en los que el derecho de acceso se hace vía sede electrónica. Digamos que la integración “transparencia-universidad” es máxima. Tenemos 4 portales.

Captura de pantallas de los portales de tipo integrado.
Captura de pantallas de los portales de tipo integrado.

Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED): 13 puntos. La mejor (hasta aquí).

La UNED tiene un portal que se integra con la sede y que funciona bastante bien, aprovechando la integración con Clave. El único problema es la descripción del procedimiento muy larga y compleja. En todo  caso, la mejor experiencia de todas (en la navegación).

Universidad Autónoma de Barcelona (UAB): 19 puntos. No será por no intentarlo.

Es la única universidad a la que no he podido presentar la información porque no podía firmar. He intentado con 3 navegadores distintos enn Mac, una máquina virtual en Windows 10 y otra con Windows 7. He hablado con el servicio técnico y con la sede. No he podido ejercer el derecho de acceso. Todo lo demás, bien.

Universidad de Valencia (UV): 25 puntos. Una gymkana.

La Universidad de Valencia esconde el acceso al portal en un desplegable. Luego hay que descargar un formulario, rellenarlo en local, subirlo, descargar un programa, presentar en registro y firmar. Vamos, falta que te pidan hacer un baile estilo Fortnite.

Universidad Politécnica de Madrid (UPM): 31 puntos. Por registro general.

La UPM no sólo tiene el enlace al portal en el pie de página. Es que, además, en el portal no hay ninguna mención al derecho de acceso, asi que tienes que ir a la sede y recurrir a una instancia general. A partir de ahí, errores de certificado, problemas con la firma y todo lo demás.

Portales activos.

La última categoría son los portales activos, que tienen su propia estructura web pero que dejan el derecho de acceso a la sede electrónica. De esta manera, tienen autonomía para organizar su contenido, pero ven su acción limitada en el punto de transparencia activa al resto de la organización. Tenemos dos casos.

Captura de portales activos

Universidad de Granada (UGR): 24 puntos. Problemas de la sede.

El portal de la UGR va bien hasta que se encuentra con la sede. Se localiza bien, se encuentra bien el derecho al acceso, y demás, pero luego la identificación, validación del formulario y copia del envío no son elementos disponibles. Hay que decir que tuve que usar Windows 10.

Universidad Rey Juan Carlos (URJC). 28 puntos. Problemas del portal.

En pleno temporal por Cristina Cifuentes podemos decir que, aunque hay un portal con su propia estructura, este se localiza por el pie de página y tampoco menciona el derecho de acceso. Así que igual que con la UPM fui a la sede y presenté la instancia general por mi cuenta y riesgo. La verdad es que no es la mejor idea en plena crisis de reputación.

UX  de portales de Transparencia Universitarios: conclusiones.

Recordemos la puntuación agregada de los portales.

En términos generales podemos señalar que:

  • La principal carga de problemas de los portales está en el tratamiento desigual de la rigidez del derecho de acceso. En los casos en los que se usan mecanismos alternativos al procedimiento, se suelen obviar sistemas de resguardo de la consulta y de validación de la pregunta antes de enviarla. En los casos más “procedimentales” la firma electrónica sigue siendo un problema muy grande y habitual.
  • La visibilidad de los portales de transparencia es muy desigual. Pasamos de modelos de visibilidad alta en portada y destacado a páginas que dejan relegada su visibilidad al pie de página.
  • Sorprendentemente hay 4 universidades que no hacen mención al derecho de acceso a la información pública. De ellas, en 2 hemos usado la sede y la instancia general y en otras 2 el formulario de contacto.
  • No hay una descripción clara, normalizada y sencilla de los pasos de derecho al acceso a la información pública. Esto desorienta al público suponiendo un filtro para aquellos que no conocen este tema.
  • Sólo 4 universidades abordan de manera específica y autónoma la gestión de contenidos y diseños de su portal de transparencia. Esto resulta curioso, dado que las necesidades de arquitectura de la información de una universidad como “proveedor de servicio” no son similares a las de una articulación documental.
  • Si tienes Mac y te dicen que tienes que usar autofirma, corre en dirección contraria.
Portales flexibles, 19,5. Portales integrados, 22. Portales autónomos, 24. Portales activos, 26.
Puntuación mediana de según metodología PURE de los tipos de portales de transparencia. Elaboración propia.

Es decir, encontramos una diversidad de enfoques que suele generar desequilibrios que afectan finalmente al usuario. Mi sensación es que no hay un trabajo o análisis de lo que hacen otras universidades al respecto. O si se hace, no se suele aplicar.Esto significa que, posiblemente, no haya un modelo de transparencia de las Universidades Españolas, a no ser que se impulse una práctica común.

Y eso que aún no he hablado de las respuestas, pero eso será después del verano.

 

 

 

Sergio JimenezAnálisis de servicios públicos digitalesGobierno abierto y transparenciaNos plantamos ya en el análisis detallado de los portales de Transparencia de las universidades españolas. Una vez que hemos visto qué tipos de portales hay y qué supone en términos generales, vamos a analizar cada caso. Hay que señalar que me he tomado mi tiempo, entre otras cosas,...El blog de Transformación Digital para Organizaciones Públicas