Daguerrotipo de un escritorio con dos esculturas de querubines.

Los Auditores, como los ángeles de la guarda, sirven para que no pasen cosas malas. Fuente.

Recientemente tuve el honor de ser invitado por la Cámara de Cuentas de Andalucía a impartir un curso sobre transformación digital para Órganos de Control Externo (OCEX). Mi primer instinto, al recibir la invitación fue la de salir corriendo hacia el otro lado. Soy bastante malo en temas de gestión económica, y aunque me apaño con los temas tecnológicos, me asusta hablar delante de gente que sabe más que yo de temas específicos. Sin embargo, tras dedicarle un tiempo de reflexión decidí que era un proyecto realmente interesante por la complejidad de la materia y su contexto actual. Tras días de estudio 8 horas de curso y debates, he aprendido muchas cosas que aplicables a muchas de las organizaciones y servicios públicos.

Los OCEX en la España actual.

El contexto de los OCEX está marcado por dos cambios fundamentales de su entorno: la situación institucional en España y la propia disiplina de la auditoría.

La función de los OCEX de supervisar la validez de las cuentas públicas de múltiples instituciones, los convierte en protagonistas indirectos. La confluencia entre la crisis económica y el auge de procesos judiciales relacionados con la corrupción convierten su acción en algo básico. La preocupación de la sociedad española por la corrupción ocupa los primeros puestos en los barómetros del CIS. La confianza en las instituciones está en caída libre. La modificación del artículo 135 de la Constitución y las demandas de control de déficit, refuerzan la importancia de la fiscalización.

El oficio de la auditoría ha sufrido un cambio enorme con la evolución tecnológica. El tamaño, volumen, complejidad y volatilidad de la gestión económica y financiera disparan su dificultad. El rapidísimo desarrollo de los sistemas informático hacen que el control tradicional en libros sea una reliquia.

Este cúmulo de circunstancias hace  la función de los OCEX más difícil y más importante que nunca.

¿Qué hay de nuevo en la acción de los OCEX?

Confluyen tres elementos básicos y nuevos (o diferentes) en la acción de los OCEX.

  • Nuevas tecnologías. La tecnología tienen una presencia creciente en la gestión. Cualquier acción con un reflejo contable integra una gran cantidad de datos dispersos y manipulados por múltiples instrumentos tecnológicos. La primacía del documento electrónico  partir de las leyes 39 y 40 de 2015 hacen que la tecnología no sea solo un contexto, sino el puro soporte de la autenticidad. Esto supondrá una complejidad muy difícil de imaginar.
  • Nueva relación con la ciudadanía. La ciudadanía, tanto por los temas de corrupción como por la consolidación fiscal está más pendiente de lo que pasa con la gestión económica. A la vez, hay más medios para obtener esta información. Es decir, si juntamos una preocupación creciente con más medios de obtener información  sobre el fenómeno, la transparencia empieza a ser una necesidad sobrevenida.
  • Nuevas funciones. Estos dos elementos acaban llevando a la necesidad de desarrollar nuevas funciones o a adaptar lo que se hace hasta ahora. Unas nuevas funciones requieren normalmente cambios estructurales y estratégicos profundos para poder hacerlas efectivas.

 

La Transformación digital de los OCEX.

Los OCEX tienen y pueden hacer mucho en la transformación digital. Si entendemos este fenómeno como el uso de la información y el conocimiento para generar valor a la ciudadanía, estos agentes están en una posición de privilegio. Acceden, recopilan y supervisan grandes cantidades de información. Tienen competencia para poder convertirla en algo operable y útil para la sociedad. Quizá el problema esté en adaptar el modo de trabajo a estas condiciones y comunicar más y mejor sus resultados. En términos generales, podríamos señalar varios aspectos.

Los OCEX recopilan información de diversos organos y la contextulizan,generando informes cuyo contenido distribuyen a los representantes públicos, la prensa y otros intermediarios y, cada vez más, a la ciudadanía

Esquema de la posición de los OCEX en la Transformación Digital

Ejes internos de la transformación:

  • Readaptar el planteamiento de trabajo. La auditoría ya no es algo que se haga con informáticos. Es algo que se hace en la informática. La auditoría requiere el trabajo en equipo de equipos profesionales que deben centrar su atención en buscar los apoyos periciales externos. No podemos discriminar entre auditor y auditor informático, ni pensar que es un trabajo que se organiza con el conocimiento de una única disciplina. Se tienen que integrar los dos aspectos en equipos coordinados.
  • Reforzar la colaboración entre OCEX. La eficacia de la auditoría requiera una adaptación rápida. La diversidad normativa y de prácticas y el constante aprendizaje que supone la tecnología son las razones principales. Hay que  utilizar mecanismos de colaboración e interacción estructural y constante que supere los mecanismos tradicionales (también necesarios). Los congresos, formaciones puntuales y encuentros son todavía útiles, pero la realidad cambia a una velocidad mayor.

Ejes externos de la transformación.

  • Redefinir la relación con el legislativo. ¿Cómo explicar a una política más diversa conceptos de una elevada abstracción y complejidad?  El papel de los OCEX debe impulsar y orientar al perfeccionamiento de los instrumentos de control y de rendición de cuentas.
  • Redefinir la relación con ciudadanía y medios. Para bien o para mal, la comunicación basada en notas de prensa es un modelo desbordado. Ni éstas suponen la única vía de comunicación ni mayoritaria, ni básica de la comunicación. ¿Cómo esperar una opinión pública receptora de información cerrada en el mundo de los datos abiertos? Y lo que es más ¿pueden contentarse los OCEX publicando informes complejos cuando otras organizaciones públicas o privadas, elaboran informes clarso, visuales y relevantes? ¿Lo puede entender la ciudadanía? ¿Contribuye a algo que no lo hagan?

Pero claro, esto es una aproximación de lo que “debe ser” . Como diría Morfeo  (el de Matrix) hay una gran diferencia entre conocer el camino y andar el camino.

Los retos de los OCEX para la transformación digital

Lo mejor de enseñar a gente que sabe mucho de un negocio del que tu sabes poco, es que aprendes una barbaridad de cosas útiles. Los alumnos de la formación, a través de sus aportaciones y debates, me han ayudado a profundizar los ejes de la complejidad de estos cambios. Entre ellos, señalaría.

Redefinir el concepto del papel del informático.

El cambio operativo es  grande, complejo y sobrevenido, que  la reacción es complicada. Muchos de los participantes en la formación, del equipo informático de los OCEX simultanéan múltiples tareas.  Llevan la informática del órgano y, además, ayudan o asesoran en el aspecto informático de la auditoría. En muchos casos, esto supone tener que ofrecer respuestas a tecnologías mientras literalmente tienen que cambiar el toner de las impresoras. Hablamos de tecnologías complejas cuyo dominio puede llevar años de oficio y estudio.

Urge buscar la integración de la figura de un auditor informático. Estos no tienen que ser expertos en todo, pero si en la complejidad de los sistemas y en dónde buscar  evidencias. No hablamos de un “soldado”, sino de un “comandante” que tiene que tomar muchas decisiones estratégicas y buscar los recursos para su desarrollo. Esto es una variación tan grande que, en el mejor de los casos, llevará años para adoptarse.

Los cambios solo son posibles si se vive en ellos

Los cambios son complicados en órganos colegiados. El cambio es difícil de por sí. Sin embargo, cuando estos cambios se hacen con una dirección colegiada (o casi colegiada) son realmente complejos. El problema no radica tanto en cambiar, sino en la necesidad de tener una visión institucional del mismo. Una transformación profunda como esta precisa que todo el órgano se implice. Esto significa  que los responsables del órgano asuman que todo lo que se hace es una política común del órgano a ejercitar y defender.

Las diferentes percepciones que tienen pueden provocar respuestas diferentes a la presión que posiblemente surja con el cambio. Imaginemos que una nueva política de un OCEX genera un cambio y críticas de partidos, prensa o parte de la opinión pública ¿Cómo puede mantenerse si su propia dirección manifiesta dudas en público? Puedes (aunque no debas) tardar en decidir, pero una vez que hay una decisión, hay que asumirla. El cambio no es algo que se hace, es algo que se vive.

El equilibrio de la comunicación con la ciudadanía.

Redefinir la comunicación con la ciudadanía es un juego de equilibrios. Conforme hacemos la información más accesible pierde precisión técnica y contexto. Esto hace que, cuanto más grande es el público al que queremos llegar, menos precisos podemos ser. La decisión de hacer unos OCEX (y sus informes) más transparentes y accesibles, genera nuevos conflictos y riesgos. Se trata de diferenciar el papel de información técnica con el de información pública y divulgación general.

¿Cómo hacer un sistema que puedan entender e interesar a la ciudadanía sin recurrir a simplificaciones?

 

Como podéis ver, los mejores cursos son aquellos con los que acabas con muchas dudas. En este caso, tenemos preguntas especialmente interesantes. Preguntas que, en mi opinión, son las que deben ir generando un debate para encontrar las respuestas. Para bien o para mal, no hay tiempo, el cambio ya está aquí, y la mejor manera de afrontarlo es intentando cosas nuevas por parte de los OCEX. Algo necesario para la solidez institucional en España.

 

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