El portafirmas es uno de los elementos básicos de trabajo del empleado público

El portafirmas es uno de los elementos básicos de trabajo del empleado público

Israel Pastor Sainz-Pardo es Licenciado en CC. Políticas y de la Administración por la UCM  y especialista en comunicación pública por el INAP. Pertenece al cuerpo superior de Administradores Civiles del Estado desde 2001 y ha desempeñado diversos puestos relacionados con la gestión y dirección en varios ministerios y organismos autónomos de la administración del estado. También es ensayista habitual acerca del pop-rock y la política.

@IsPast

 

En un pasaje de la novela de 1955 El hombre del traje gris, el protagonista, Tom Rath, dicta una carta a su secretaria a partir de un escueto “decir no” de parte de su jefe (Sloan Wilson, Libros del Asteroide. 2009). Este proceder, que parece tan lejano, en realidad no lo es tanto. La irrupción del ordenador personal en las oficinas administrativas, como la de la novela, supuso en su día la gran revolución del trabajo burocrático.
Vaya por delante que este texto no está escrito por un informático, sino por un directivo público, a título personal, que ha interiorizado que los avances tecnológicos aplicados a la gestión, y en particular las TIC, son imprescindibles si queremos mantener el pulso de la modernización y la innovación. Y que, además, no tiene más miedo que a quedarse atrás.

La informática está en la vida cotidiana.

No es que la microinformática esté presente en nuestro trabajo, es que hoy por hoy, en coherencia con lo que excede en el ámbito personal, es el soporte de prácticamente todo nuestro trabajo. El móvil, ya no es un teléfono. Es el ordenador portátil que todos llevamos encima y en el que se confunde trabajo con ocio. Quién no  usa WhatsApp para mensajes con los amigos o con el jefe. Sin embargo, si en enero de 2016 el 80 % de los teléfonos españoles eran Smartphones , cuando llegamos a la oficina aparece cierta resistencia al cambio asociada a la inseguridad. Si en el ámbito privado se habla del “internet de las cosas” como un nuevo paradigma, cada vez más presente, da la impresión de que en los ministerios las cosas están cambiando a otro ritmo. De la máquina de escribir de Tom Rath se pasó al procesador de textos y de ahí al correo electrónico. Y ahora que estamos actualizándonos al Windows 10, parece pertinente preguntarse por las fortalezas y las oportunidades que los empleados públicos nos encontramos  para usar la tecnología de manera que redunde en una mejora del servicio público.

La informática y el empleado público.

Me voy a centrar aquí en el back-office,  en la dimensión organizativa que sirve de sustento a la propia actividad administrativa, esa que en otro tiempo se llamó menos despectivamente “burocracia”. Mientras que muchos servicios públicos (en plural) prestados directamente a la ciudadanía tienen ya su propia inercia innovadora, como los de la AEAT o la Seguridad Social, un entorno tecnológico positivo, fluido y fiable, deber ser el colchón para que los servicios públicos  funcionen eficientemente. Así lo subraya la Agenda Digital para España  de 2013 en su objetivo 3 y la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA) puso el acento en que “una economía competitiva exige unas Administraciones Públicas eficientes, transparentes y ágiles”.

Por otra parte, hablo de las administraciones en general, pero inevitablemente mi primera referencia es la del Estado, en la que llevo trabajando 15 años. Y me refiero a sus empleados públicos destinados en las oficinas de gestión, que por su propia naturaleza se alejan de la imagen estereotipada del funcionario de ventanilla que los burófobos tienen tan presente. Aquí me interesan los cientos de miles de trabajadores que hacen funcionar la maquinaria del Estado y que progresivamente van incorporando la tecnología.
Por último, ¿de qué tecnología hablo? Esencialmente de la ofimática, de las aplicaciones basadas en servicios web y sustentados en firma digital reconocida. En este ambito de la gestión pública que da soporte a la administración electrónico opino que hay un verdadero boom en los últimos años en España. Cada vez son menos los tradicionales portafirmas que son movidos por ordenanzas porque DocelWeb de la IGAE, o cualquier otro portafirmas electrónico (que proliferan en cada ministerio) los sustituye.
En este punto es preciso referirse a una pieza clave: la seguridad, tanto física como lógica. En el primer caso la infraestructura del entorno tecnológico se debe cuidar. Por ello los firewalls y antivirus deben evitar el paso de todo bit extraño.
A nivel lógico lo que aquí nos importa es que afecta a procedimientos administrativos con impacto en los derechos y deberes de los ciudadanos. Y eso, este ámbito, son palabras mayores, por lo que es precisamente el factor que explica muchas decisiones, incluida la de no decir.  ¿Podrán dos leyes siamesas ayudar a vencer ese miedo a la expansión de la administración digital?

La ley de Procedimiento Administrativo y el empleado público.

Desde luego, no dude el lector que la administración  tiene un algoritmo, más infalible que el de google, gracias al cual va a dar siempre prioridad a los derechos de los ciudadanos frente a las innovaciones que no estén muy probadas. ¿Es esto inmovilismo? ¿Se puede tachar de conservadurismo? La realidad es que los empleados públicos usaremos más la tecnología cuanto más nos lo sigan demandado empresas y ciudadanos. Ya no podremos mirar atrás. Pero a veces la experiencia muestra que el miedo o la inseguridad están también del lado del administrado en sus relaciones con la administración.
En este punto el papel de la DTIC es clave como asegurado de la coherencia tecnológica, un objetivo que va mucho más allá de la mera reducción de costes. El paso de la parsimonia a la firma electrónica sobre tabletas es una realidad, pero hoy por hoy persiste el miedo a morir de éxito por las decenas de aplicaciones departamentales que hacen cosas similares (gestión documental, sobre todo) y, más recientemente apps para dispositivos móviles.
Por este motivo, hay que insistir en la simplificación del número de aplicaciones que se usan en la gestión. A modo de ejemplo, cuando era gerente de un organismo autónomo, suficientemente pequeño como para trabajar directamente en todos los ámbitos de la gestión, por lo tanto conocedor de primera mano, estaba dado de alta el unas 35 aplicaciones y clientes web (por solo citar algunas: ATENEA, SOROLLA2, SIC3, CANOA, REGENTE, entre otras de la IGAE, la SS, el Banco de España o la entidad financiera). Una queja que frecuentemente escuchaba es que hasta que se ponían al día los accesos electrónicos a las mínimas se perdía mucho tiempo porque cada una de las entidades prestatarias del servicio, exige trámites diferentes. Con lo que, salvo que uno mantenga unos buenos apuntes, la incertidumbre es considerable y el coste de oportunidad de un cambio de puesto puede llegar a ser muy elevado.

El cambio tecnológico y el empleado público.

En mi experiencia, la introducción de aplicaciones en las oficinas administrativas exige algunos cambios. Primero es preciso dar la formación necesaria y el apoyo de un CAU porque las dudas y dificultades persisten. No todo está siempre previsto en la programación. Todo ello para dar seguridad (de nuevo) a los empleados públicos que a menudo tienen más inseguridad que incapacidad. Y, segundo, la sustitución del despacho de asuntos de manera presencial nunca llegará a ser completa, en mi opinión. En el caso cada vez más habitual de los portafirmas electrónicos, la simplificación puede legar a ser significativa, pero en este “negocio” el despacho personal de ciertos asuntos da lugar a pensar y meditar en compañía de colaboradores. Quizás esa lentitud, como en la vieja obra de Milan Kundera, sea deseable. Además, el firmante (un alto cargo en muchos casos) suele preferir la seguridad del asesor que ha tenido tiempo de estudiar en profundidad el expediente que la inmediatez o la “eficiencia”.
En suma, la mejora del servicio público no puede pasar por implantar ciegamente servicios electrónicos que, en el peor de los casos, se usa escasamente por sus destinatarios y genera incertidumbre en sus prestatarios. Es, precisamente, es  sobre todo en la gestión administrativa previa y posterior donde más se puede trasladar el papeleo físico a virtual, del DIN A4 al PDF, del ordenanza al email. De los días de espera a la inmediatez impaciente. Es decir, gracias a las TIC podemos hacer mucho más, más rápido y más complejo que nuestros antecesores de la época de Tom Rath.

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