Daguerrotipo de capitanes de la marina inglesa
Los capitanes de barcos son muy de leer cuadros de mandos. Fuente

Esta última semana tuve la ocasión de participar por primera vez en el Congreso Nacional de Innovación de Servicios Públicos (CNIS). Más allá del agotamiento de 2 días de sesiones, encuentros, desvirtualizaciones y aprendizaje, fue una enorme experiencia. Tuve la ocasión de participar con una presentación que dediqué al análisis de portales de transparencia a partir de la Guía que elaboramos con El Arte de Medir. Sin embargo, ante un Congreso de tanta categoría, decidimos echar un órdago e ir más allá. En la conferencia tuve la ocasión de presentar uno de los proyectos que más me ilusionan. Los cuadros de mando digitales, en este caso, para portales de Transparencia.

¿Por qué un cuadro de Mandos para portales de transparencia?

La idea de hacer un Cuadro de Mandos (CdM) para los portales de Transparencia surge del proyecto Metrica Pública, que lanzamos en su momento y que va avanzando  (muy) poco a poco. Sin embargo, usando el mismo concepto, optamos por crear algo más concreto y específico. Es decir, creemos que un CdM es más útil cuanto más se adapta a la naturaleza del servicio. En un mundo ideal, todo el mundo debería tener un CdM específico, pero esto no suele ser ni fácil, ni barato, ni prioritario para muchas personas.

Elegimos los portales de Transparencia porque después de una investigación sobre el tema y una guía específica, creemos tener todo lo necesario para hacerlo con garantías. Entendemos el servicio y sabemos como medir su éxito como portales. También hemos creado un documento que explica cómo analizar lo que significan esas métricas.

Por último, creemos que es algo muy útil. En mi experiencia diría que la mayoría de los portales usan Google Analytics. Por otro lado, algunos de sus responsables me han dicho que no tienen tiempo ni conocimiento para sacarle jugo a la herramienta. Así que decidimos reducir esa complejidad: tienes las métricas ordenadas y presentadas gráficamente para simplemente, leer lo que es importante. Sin más.

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¿Para qué sirve el CdM de Portales de Transparencia?

Pues, en primer lugar, para demostrar que la visión que tenemos en Analítica Pública y El Arte de Medir es la de hacer algo real, útil y efectivo. Queremos hacer que los análisis sirvan para hacer algo útil. No es solo predicar, se dar trigo (u hojas de cálculo).

En segundo lugar, porque creemos que la función de un analista no es la de decir a la gente qué es lo que hace mal, sino ayudar a la gente a saber si logra lo que realmente quiere hacer. Cada proyecto digital, cada portal, es un fruto de una estrategia, un contexto y una comunidad política. No tendría sentido hacer una caja de herramientas, si no damos antes el paso de ayudar a saber qué hay que hacer. A través de este producto estamos intentando ayudar a todos los responsables de Portales de Transparencia a saber dónde están para saber qué hacer para llegar a cumplir su objetivo.

Por último, porque creemos que querer saber y hacer mejor el servicio público no debería ser costoso.

¿Cómo es el CdM para portales de Transparencia?

El CdM es básicamente una hoja de cálculo de Google que se alimenta de los datos de una web que tiene Google Analytics. Esa hoja, que se descarga los datos automáticamente de manera periódica (empezamos con una versión semanal). Luego, estos datos se ordenan  para generar gráficas comparativas. El CdM tiene cuatro páginas para cons

Vista del panel general de cuadro de mandos
Vista del panel general

ultar información.

  1. Informe general. Recoge los datos básicos de audiencia, adquisición de público, comportamiento y fidelización. En estos casos se incluye el valor numérico actual (de la semana en curso), la variación respecto a la semana anterior y, ocasionalmente, la tendencia.
  2. Adquisición. La adquisición de visitas permite comparar el comportamiento de los usuarios según llegan a nuestro sitio. Los dividimos entre los de marca (tráfico
    Vista del panel de adquisición del cuadro de mandos de transparencia
    Panel de adquisición

    directo y de buscadores a la página principal), ganado (Redes Sociales, SEO y otras webs) y propios. Para controlar estos últimos, es necesario etiquetar los enlaces que se publiquen.

  3. Comportamiento. El informe de comportamiento indica el tiempo en el sitio, el número de páginas por sesión, el rebote y el número de búsquedas (realizadas por usuarios nuevos y recurrentes)
  4. Fidelización. En este apartado se detalla el número de usuarios que han venido según el número de veces que lo han hecho, y cuánto repercuten en el total de la web.
    Panel de fidelización del cuadro de mandos para portales de transparencia
    Panel de fidelización del cuadro de mandos

    También se agrupan los usuarios según los días que tienen desde su última sesión.

  5. Páginas de llegada desde buscador. Google ya no muestra los términos de búsqueda del usuario, pero sabiendo a qué páginas llegan los usuarios podemos suponerlo. Sabienro esto podemos hacernos una idea de qué temas buscan.

Como se puede ver, seguimos la estructura de la Guía de Análisis. A partir de estos datos podemos saber qué tipo de público ha visitado el portal y la evolución semanal de los últimos 6 meses.

Panel de comportamiento del cuadro de mandos para portales de transparencia
Panel de comportamiento

¿Qué es lo que no tiene el CdM de Portales de Transparencia?

Tenemos dos limitaciones básicas para esta herramienta. Hay muchos datos que requieren una configuración específica de Google Analytics. Por el otro, cada portal tiene su propia estructura. Es por ello que no podemos hacer algo universal para todo tipo de portal. Por ello no podemos.

  1. Definir los objetivos. La configuración de objetivos en Analytics permite trazar a los usuarios que lo cumplen. Es decir, no podemos saber de manera sencilla cómo llegan a la web los usuarios que descargan documentos o ven muchas páginas. En pos de hacer algo manejable, hemos omitido estas funciones.
  2. Contenido de las búsquedas en el sitio. Configurar la información sobre lo que la gente busca en un sitio web es sencillo. Por ello, hemos optado por hacer una referencia muy básica pero no hacer informes más detallados. Es decir, se puede ver el número de búsquedas, pero no los términos buscados.  De esta manera, si no está configurada esta función  estos gráficos estarán vacíos.
  3. Segementaciones de canales específicas. Hemos optado por utilizar una segmentación de canales de tráfico muy  similar a la que tiene Google. Evidentemente, se podrían hacer configuraciones adicionales. Por ejemplo, se podría separar el público que viene de cualquier página al que viene de otros portales de la institución. Sin embargo, esto requiere configuraciones adicionales.
  4. Documentos descargados y títulos. Esta última es quizá la función que más lamento no poder incluir en el informe.  Configurarla requiere un poco más de trabajo, ya que precisa utilizar, como mínimo Analytics y algo del código de la página, o usar un gestor de etiquetas. Si hay algo por lo que empezaría a analizar un portal de transparencia, sería por esta métrica.
  5. Derecho al acceso. Esta última parte transaccional requeriría configurar las URL’s de páginas que visita el usuario.

¿Qué necesito para tener mi CdM de portales de Transparencia?

Cualquiera que solicite esta herramienta la recibirá gratis y podrá usarla sin tener más que hacer que seguir las instrucciones. Para poder hacerlo necesitamos:

  1. Un portal de transparencia
  2. Que el portal tenga Google Analytics
  3. Ir a la web de solicitud y rellenar el formulario.
  4. Seguir las instrucciones

Hay que señalar que en el formulario daremos la opción de compartir los datos para poder analizarlos conjuntamente. Estos datos estarán liberados y (si hay suficientes participantes), la idea es hacer un informe con ellos para que cada uno pueda contextualizar su información. De esta manera, por ejemplo, los ayuntamientos podrán saber si sus visitantes ven muchas o pocas páginas. Esto dependerá mucho del número de participantes.

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Pero ¿no estaré metiendome en un lio con la AEPD?

No. El diseño del CdM hace que su control total recaiga en los responsables del  portal. Si quiere comparte y publica los datos, y si no, no. No se generan dato adicionales a los que tiene Google Analytics.  Eso incluye que no se gestionan (por parte del usuario final) datos personales. Si tenéis dudas acerca de la privacidad del usuario y Analytics, aquí tenéis un post sobre cómo utilizarlo sin pillarte de los dedos.

¿Y qué sacáis vosotros los autores?

Este proyecto es el primero (espero de muchos) que unen a Analítica Pública y El Arte de Medir. Siendo dos empresas que se dedican a la consultoría en analítica digital, regalar una herramienta que permite hacer el análisis puede parecer una idea poco lucrativa.

Estamos convencidos que la curiosidad y las ganas de aprender es cosa de cada uno. Esta herramienta permite a las organizaciones desarrollar ese interés sobre cómo van las cosas. Nosotros estaremos encantados de ayudar a quien quiera ir un poco más lejos en su analítica y en ayudarle a mejorar sus portales y estrategias. La analítica digital puede ir mucho más allá de esto que presentamos.

Más adelante, podréis solicitar este CdM y otros muchos a través de la web del ITCIP.

Por último, quiero dejar claro que este es sólo el primero de muchos CdM. Nuestro propósito es ir creando herramientas similares para tipos de portales específicos. Tras este panel vendran el de sedes electrónicas, webs de información, de turismo, o de contratación. Sólo hemos empezado por la que conocemos más y por la que creemos que se acerca más a las aspiraciones ciudadanas actualmente.

Si tenéis alguna idea o interés, podéis poneros en contacto con nostros a través del blog y, muy posiblemente, escuchemos a la mayoría.

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