Litografía con el instrumental de la máquina para hacer daguerrotipos.
Escritorio para gestionar expedientes en papel. Fuente.

Concepción Campos Acuña es doctora en derecho y secretaria de la Administración Local. Mucho más allá de esto (o precisamente por ser así, es todo esto) es un alma inquieta, viva y con una capacidad de entusiasmar y contagiar entusiasmo que podréis ver en estas mismas lineas.

2 de octubre de 2016. Con esta fecha se activaba la vigencia de la obligación implantación definitiva de la administración electrónica (tras el sonoro fracaso de de la LAE) con la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público, transcurridos ya unos meses (más de 1 año desde su aprobación) parece oportuno recordar que el funcionamiento electrónico de la administración no se trata de un capricho de cuatro tecnólogos del gobierno, que no se pretende sustituir a los funcionarios por máquinas y  que el eje del mal no está en las TIC, ni en los “informáticos”.

La transformación digital del procedimiento supone una gran mejora en el ámbito de la gestión pública, tanto en términos de eficacia como de eficiencia y simplificación y contribuye de un modo muy positivo a un mayor respeto de la legalidad y de la seguridad jurídica para todos, responsables políticos, empleados públicos y ciudadanos en general. Y para realizar esta afirmación no sólo podemos utilizar argumentos jurídicos sino también argumentos derivados de la experiencia real que muchos de nosotros, como empleados públicos pero también como ciudadanos hemos vivido, y que atesoro citando como fuente, el anecdotario recopilado después de muchas charlas, cursos y pasillos en los que intercambiamos nuestra realidad.

 

Por eso, desde un enfoque realista, basado en una realidad empírica que he tenido ocasión de comprobar a lo largo de mis años de experiencia, enunciaré algunas de las muchas (des)ventajas del expediente electrónico frente al expediente papel

 

  • (Des)Ventaja Nº 1. Nos olvidamos del dies incertus: hoy es hoy, ni ayer, ni antesdeayer, ni el año pasado

Los documentos electrónicos incorporan, entre otra mucha y relevante información, información puntual de su fecha de creación, firma y demás vida a través del ciclo de gestión documental.

¿Por qué es una ventaja? Porque en el formato papel siempre puede existir (de hecho existía) la tentación de antedatar diferentes documentos para adecuar el expediente a las necesidades del procedimiento administrativo, que, por diferentes razones, no se pudo tramitar en tiempo.  Resoluciones de fecha anterior, certificados emitidos fuera de plazo pero que “entran en el expediente en plazo”, o consecuencia directa de la casuística de los “aparecidos” como veremos en el siguiente punto. Con el documento electrónico y sus prescripciones (Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico) se ha acabado el “regreso al pasado” de los procedimientos administrativos.

 

  • (Des)Ventaja Nº 2. Garantía de seguridad vía trazabilidad electrónica: se acabaron los trucos de magia (Ahora me ves/Ahora no me ves)

Aunque el expediente administrativo, ahora definido legalmente en el artículo 70 LPAC, se supone que es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla, en muchos casos no pasa de ser un número indefinido de “papeles” que se van incluyendo en una carpeta (también de papel) a la que no sólo cualquiera puede acceder, sino que fácilmente puede ser manipulable. De este modo aparecen, desaparecen o mutan documentos de los expedientes.

Un ejemplo sencillo:

  • Los aparecidos. En el expediente no hay informe jurídico previo a la adopción de acuerdo. Tiene rápida solución, una vez advertida la omisión aparece “en tiempo y forma”
  • Los desaparecidos. En el expediente se ha emitido un “incómodo” informe que dificulta la decisión política. Sin darnos apenas cuenta desaparece sin dejar rastro.
  • Los mutantes. En el expediente hay informe jurídico previo desfavorable a la adopción de acuerdo. Tras un sencillo truco de magia se convierte en favorable.

La trazabilidad que aporta y exige la administración electrónica no permitirá continuar con estas prácticas tan incorrectas, conforme a la ordenación del expediente en su definición legal y desarrollo según las prescripciones del Esquema Nacional de Interoperabilidad y Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.

 

  • (Des)Ventaja Nº 3. La firma electrónica SÍ es más segura que la firma manuscrita. No somos peritos calígrafos (no sin mi firma)

¿Cuántos de nosotros somos peritos calígrafos? La firma manuscrita no deja de ser una mancha de tinta en un papel, no sólo fácilmente reproducible en la mayoría de los casos, y por lo tanto, de manipular en los documentos administrativos en que se requieran, sino que es poco probable que vaya a ser objeto de comprobación y por tanto, el “error” surtirá efectos sin mayor recorrido.

Sin embargo y pese a esta inseguridad, no son pocos los  que se oponen y resisten numantinamente a los diferentes sistemas de firma electrónica, que, al contrario,  se encuentra rodeada de un sistema de garantías mucho más completo, y difícil de manipular. El artículo 14.2 LPAC ha puesto fin a la diatriba que durante los últimos años se ha producido en muchas administraciones frente a la resistencia de empleados públicos a su utilización. Completan el cerco a la “inseguridad” de la regulación LPAC/LRJSP, el Esquema Nacional de Seguridad y la Norma Técnica de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración.

  • (Des)Ventaja Nº 4. Asunción de responsabilidad administrativa sobre la tramitación ¿Dónde y en manos de quién está el expediente?

“El expediente se ha traspapelado”. Con este eufemismo respondemos cuando desconocemos (voluntaria o involuntariamente) dónde está o ha estado un expediente administrativo, entendiendo por tal una carpetilla que puede encontrarse (temporal o indefinidamente) en cualquier parte, literalmente, y en la mesa, archivo, o cajón de un empleado público difícil de identificar .

Frente a la anarquía del expediente papel y tal y como nos recuerda el artículo 75. 2 LPAC. “Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la instrucción de los procedimientos deberán garantizar el control de los tiempos y plazos, la identificación de los órganos responsables y la tramitación ordenada de los expedientes, así como facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos.” Es decir, que dispondremos de toda la información acerca de los avatares del procedimiento respectivo, no sólo dónde ha estado, sino en manos de quién, cuánto tiempo (real) se ha tardado en llevar a cabo cada trámite, y qué trámites se han realizado. Aunque la individualización de las responsabilidades estuviesen vigentes en formato papel el conocimiento real del desarrollo de las diferentes fases de tramitación del expediente eran mucho más difíciles de conocer.  Quizás resulta conveniente una relectura del artículo 20 LPAC (a algunos más que a otros).

  • (Des)Ventaja Nº 5. Exigir menos documentos= servicio público más eficiente. Menos es más

Menos documentos significa mayor eficiencia. La implantación de la administración electrónica ha traído consigo numerosos beneficios, pero, sin duda, uno de los que mayor impacto puede tener en los ciudadanos es la materialización de su derecho a no aportar documentos.  Aunque el artículo 35 LRJPAC ya recogía parcialmente este derecho, la versión electrónica, recogida en el artículo 28 y 53 LPAC lo ha convertido en un deseo alcanzable, como un ejemplo real de simplificación administrativa, y reducción de cargas, entendidas en toda su dimensión, temporal, económica y documental.

Ahora sólo falta que todas las AAPP se incorporen adecuadamente a las plataformas de intermediación de datos para que se convierta en una realidad. https://administracionelectronica.gob.es/ctt/svd#.WKquivkpnbg

 

 

En definitiva, las anteriores (des)ventajas constituyen tan sólo un ejemplo de los múltiples beneficios que para una mejor gestión pública representa el formato electrónico frente al formato papel. He utilizado el juego de palabras “ventaja/desventaja” porque para algunos empleados públicos y responsables (los menos) la administración electrónica representa un obstáculo para continuar con sus reinos de taifas, con sus malas prácticas y con una forma de tramitar muy alejada de los estándares que los ciudadanos merecen. La administración electrónica dificulta estas malas prácticas a los empleados públicos “resistentes” y facilita la gestión a los innovadores y proactivos (y numerosos) empleados públicos que están deseando avanzar en la transformación del modelo de gestión en una mejora continua alejada de la tradicional burocracia. Afortunadamente cada día somos más.

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